Hämeenlinnan Sukeltajat ry
c/o Jaana Lehtonen
Punaportinkatu 26
13100 Hämeenlinna
Sähköposti : jaanan.postilaatikkogmail.com

Rekisteriä koskeviin koskeviin ongelmiin, palautteisiin ja kysymyksiin pyritään vastataamaan viikon kuluessa.

Hämeenlinnnan Sukeltajat ry:n jäsentietorekisteri.

Käsittelyn tarkoituksena on jäsenyyssuhteen hoitaminen, jäsenen ja Hämeenlinnan Sukeltajat ry:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen, sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely jäsentiedoitteiden ja tiedotustoiminnan mahdollistamiseksi seuran jäsenistölle.

Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot jäsenestä:

• Jäsennumero - Yksilöi jäsenen (toistaiseksi järjestelmän sisäisessä käytössä)
  
• Etu- ja sukunimi -  Jäsenen etu- ja sukunimi
  
• Lähiosoite - Jäsenen osoite, jonne kirjalliset seuratiedotteet lähetetään
  
• Postinumero- ja paikka - Jäsenen osoitteen postitoimialueen tunnus ja postitoimipaikka
• Puhelin - Kiinteä lankaverkkoon kytketyn puhelimen numero
  
• Matkapuhelin - Langattoman päätelaitteen numero
  
• Sukeltajaluokitus - Jäsenen sukeltajaluokitus
  
• Sähköpostiosoite - Osoite, jonne sähköiset seuratiedotteet ja yhteydenotot lähetetään
• Syntymäaika - Jäsenen syntymäaika, pv.kk.vvvv
  
• Jäsentyyppi - Jäsenyyden tyyppi: kuutti, juniori, aikuinen, kannatus- tai kunniajäsen
• Erikoiskurssit - Muut sukellustoimintaan liittyvät kurssit
  
• Kipparipätevyys - Tieto onko läpäissyt hyväksyttävästi kipparikokeen seuran ison kumiveneen päällikkyyttä varten
• Luovutuskielto - Tietojen luovutuskiellon tila
  
• Vapaa tekstikenttä ylläpitoa varten - Tietoa ylläpidolle jäsenen jäsenyydestä, esim. merkintä puuttuvasta jäsenmaksusta, tms.
• Tallin, uimahallin ja pukukaappien avainten numero(t)- Jäsenen kuittamien avainten numerot, yhdistettynä henkilötietoon

Tietolähteenä ovat seuran Internet -verkkosivujen yhteydessä seuran jäsenyyttä haettaessa luovutetut tiedot tai jäsenen luovuttaessa tietoja em. sivun kautta tietojenpäivityspyynnön yhteydessä, laitesukelluskurssin aikana kerättävät tiedot, sekä kirjallisesti tai suullisesti jäsenen itsensä antamat tiedot tai tietopäivitykset.

Henkilötietojen päivittämiseen saatetaan käyttää väestörekisteriä.

Rekisterinpitäjä ei luovuta jäsenten henkilötietoja ulkopuolisille. Poikkeuksen tekee Sukeltajalitto ry, johon Hämeenlinnan Sukeltajat ry kuuluu seurajäsenenä. Sukeltajaliitolle toimitetaan varsinaisten jäsenten tiedot sukeltajaluokituksia ja Sukeltaja-lehden postitusta varten.  Mikäli jäsenten tietojen luovuttaminen Hämeenlinnan Sukeltajat ry:n ulkopuolelle tulee ajankohtaiseksi, pl. Sukeltajaliitto, jäseniltä pyydetään etukäteen asianmukainen suostumus. Jäsentietoja voidaan kuitenkin käyttää kirjallisessa muodossa. Esim. seuran omassa jäsenlehdessä ETAPISSA, jossa voidaan julkasta Jäsenen Nimi, Sukeltajaluokka ja puhelin- tai sähköpostiyhteystiedot nk. sukeltajakaverien listaa varten. Seuralaisten sähköpostitiedoista voidaan koostaa sähköpostilista seuran tiedotteita varten. Tiedotteita ovat esim. ETAPPI-lehden sähköinen versio (Sähke-Etappi), seuralaisille suunnatut sukellusretki-ilmoitukset.

Uimahallin avainten numerot yhdistettynä etu- ja sukunimitietoihin luovutetaan Hämeenlinnan liikuntahallit Oy:lle heidän avainrekisteriään varten. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan poistaa jäsenen vaatimuksesta, jäsenen erotessa kesken jäsenyyskauden (kalenterivuosi) tai jäsenyyden loppumisen vuoksi.

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Hämeenlinnnan Sukeltajat ry:n käyttämä laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee on seuran jäsentietovastaavan valvonnassa ja on suojattu teknisin toimenpitein. Paperitulosteet hävitetään, kun niitä ei enää tarvita seuran vaatimien asioiden hoitamiseen.

Jäsenellä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten.

Jäsenellä on oikeus tarkastaa omat tietonsa jäsenrekisteristä tekemällä kirjallisen ja allekirjoitetun pyynnön rekisterinpitäjälle, jonka yhteystiedot on mainittu kohdassa 1. Lisäksi Hämeenlinna Sukeltajat ry toimittaa jäsenestä tallenetut tiedot ilman eri pyyntöä kerran vuodessa jäsenmaksun yhteydessä olevassa henkilökohtaisessa jäsenkirjeessä.

Jäsenellä on myös oikeus vaatia virhellisten tietojen oikaisua. Hänellä on myös oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 18 ja 21 mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aiemmin antamansa suostumus tietojen käsittelylle tai tehdä henkilötietojensa käsittelyyn liittyvistä seikoista valitus valvontaviranomaiselle.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kun henkilö on seuran jäsen tai hänellä on kuitattuna ja hallussaan seuran materiaalia esim. avaimia, vaikka jäsenyys olisi muuten päättynyt.

Automatisoituja yksittäispäätöksiä (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22) ei tehdä.

Palaa takaisin edelliselle sivulle